前回はこちら
→「感染症対策としてのテレワーク等の見直し（１）テレワークの現状」
緊急事態宣言中は、従業員の感染リスクを抑えるため、多数の企業がテレワークによる在宅勤務を採用していました。しかし、その大半が緊急避難的な対応だったことから、実運用上の弊害等もあったと想像されます。また、業務内容や社内環境の状況等から、テレワークの実施が難しい企業や部門も存在していたと考えます。新型コロナウイルスの流行が一旦落ち着いているうちに、テレワークの実施状況を見直し、改善することで、今後予想される「第2波」が起きても、に向けて、従業員の感染リスクを抑えつつ、業務上のパフォーマンスを向上させる施策を検討し、実施する必要があると考えます。
テレワーク等の見直しのポイント
一般にテレワークとは、
「ITを活用した、作業場所にとらわれない柔軟な働き方」
という説明がされます。その内訳として、以下の勤務形態があります。
・在宅勤務：オフィスに出社せず、自宅で業務実施
・モバイルワーク：移動中や顧客先、社外のカフェ等で業務実施
・サテライトオフィス等：オフィスとは異なる拠点や遠隔勤務用施設で業務実施
しかし、現在の新型コロナウイルス対策としてのテレワークは、他者との接触を最小限にするため、主に在宅勤務を指します。よって以下では、在宅勤務を想定したテレワークを対象とします。
現在、緊急避難的に行われているテレワークについては、十分な準備が行われないまま実施されているケースも多く、実務上様々な課題があると考えております。現在のテレワークを見直すトピックとして、以下が考えられます。
（１）テレワーク対象業務の見直し
今回の緊急事態宣言を受けて、半ば強引にテレワークを決めた企業や部門も多いのでは、と考えております。「ｘｘ社は全社員が在宅勤務となりました」という報道も散見されました。一方で、在宅勤務の対象者であっても、実際には出社せざるを得ない従業者も存在していたようです。それでは、実際にどのような業務を感染症対策としてのテレワーク対象とし、どのような業務を出社対象とすべきでしょうか。例えば、以下の様なポイントで業務を仕分けすることが可能です。
- 社内の設備や施設等が必要か？（工場等での製造、物流、建築、等）
- 対面での接客や応対が必要か？（小売り、受付、申込書等の受取窓口、等）
- 協業での作業が必要か？単独作業が可能か？
- 資料や書類のデータ化はされているか？紙媒体が必要か？（伝票関連、郵送受付、等）
- 情報システムは社外で利用可能か？（セキュリティ対策を含む）
- 機密／個人情報は社外で利用可能か？
- その他、社内でなければできない理由があるか？
・・・
その結果、大きくは以下の3分類に仕分けされます。それぞれについての検討・見直しの方向性は、以下の通りです。
「現時点でテレワーク可能」
→現状での不具合や問題点、潜在的リスクの改善
「追加的な対応を行うことでテレワーク可能」
→テレワーク実現に向けた対応、難しい場合は「テレワークは難しい」に含める
「テレワークは難しい」
→出社する従業者数を最小化するよう制御
また、「現時点でテレワーク可能」の担当者であっても、何らかの理由で出社の必要がある局面も洗い出す必要があります。例えば、「稟議や申請に対する押印」「経費精算等の事務手続き」等が考えられます。こちらについても「テレワークは難しい」業務と同様の対応が必要です。
次に、仕分けされたそれぞれの分類について、見直しや改善を図ります。
（２）テレワーク環境の見直し
特に感染症対策として急遽テレワークを導入した企業では、従業員の自宅から社内ネットワークへの接続を可能とすることに注力するあまり、特にセキュリティ面での対応がおろそかにされる可能性があると考えております。以下に考慮すべきポイントを列記します。
ａ）接続デバイス ： PC、タブレット、スマートフォン、等
・会社支給／個人所有：後者の場合、情報システムやツールが利用可能か
・個人所有デバイスの場合、企業の求めるセキュリティレベルにあるか
ｂ）コミュニケーション手段 ： 電話、eメール、チャット、テレビ会議、等
・どのツールを利用するか、追加的な導入は必要か
・ツールそれぞれの利用局面がある程度定義されているか
ｃ）情報・データ共有 ： 電子ファイル、データ共有サービス、文書管理システム、等
・企業の保有するデータの内容や種類によって、保存先が決まっているか
・作業に必要とされるデータ等はテレワーク環境からアクセス可能か
・紙資料は電子化されているか
・機密情報、個人情報の取り扱いをどうするか
ｄ）ネットワーク ： 光回線、スマートフォン（テザリング）、Wi-Fi端末、等
・企業と自宅を接続する回線は確保されているか
・予想されるアクセス人数に対応する帯域は確保されているか
・自宅から光回線等を使用する場合の費用負担は明確か
・企業と自宅を結ぶ通信経路は暗号化されているか
・自宅内でWi-Fiを使用する場合、暗号化の設定が行われているか
・企業ネットワークを利用する際の認証機能は適切か
ｅ）情報システム・ツール ： 自社システム、クラウド、等
・仕事で利用する情報システムやツールはテレワーク環境で利用可能か
・仕事で利用する情報システムやツールのデバイスでの利用環境は整備されているか
・ライセンス管理は適切に行われているか
・情報システムやツールを利用する際の認証機能は適切か
・テレワーク環境でのセキュリティや機能向上等のアップデートは可能か
ｆ）規程・ルール ： 勤怠管理、業務管理、セキュリティ管理、等
・勤怠管理に関するルールは決められているか
・社内ネットワークへのアクセスに関するルールは決められているか
・情報システムを利用する際のルールは、システム毎に決められているか
・作業中の連絡や報告、申請や承認に関するルールは決められているか
・テレワークに関わる費用負担に関するルールは決められているか
・セキュリティ関連のルールはテレワークに対応しているか
例えば、これまでは他者とのコミュニケーションとして電話とメールしか利用しなかった場合、状況によってはチャットツールがあった方がいいということになれば、追加的な導入を検討する必要があるでしょう。また、ツール等を提供する業者が現時点で無償、あるいは格安で提供している場合は、感染症対策が一段落した時点で有償化や価格変更が行われる可能性があるので、その際には料金を適正化するための対策を行う必要があります。
一方で、在宅勤務対応で急遽導入したツール等については、直近の利用状況を確認の上、利用を継続するか、契約内容や対象者をどうするか、等の検討も必要だと考えます。
なお、勤怠管理を気にする管理者も多いようです。まず、単純に時間管理をするという考えはほとんど意味がないと考えます。特に今回のようなケースの場合、在宅勤務中は子供の面倒や家事の対応等、必然的に「ながら作業」にならざるを得ません。よって、部下の担当業務や作業内容に応じた成果物の内容をチェックすることで就業時間に見合った作業が行われたかを判断するような管理手法が必要になるでしょう。
（３）テレワーク化に向けた対応
実際にテレワーク環境が整備されたとしても、仕事として利用できる状態でない可能性もあります。代表的な例が紙資料の電子化が行われていない場合です。この場合は、資料を参照するために出社するか、会社から紙資料を持ち出すか、という方策となりますが、前者は感染リスクを高めることになり、後者は通勤経路や自宅における情報の損壊や漏洩のリスクを追加することになります。そのため、こうした緊急時の業務体制を想定し、日頃から文書のデータ化を進めておくべきです。社内での押印等が必要な場合はワークフローの整備も一つの選択肢です。
また、オンプレミス環境にある情報システム等の場合、セキュリティ対策やネットワーク上の問題から、テレワークでは利用できなかったり、アクセス速度が遅くなったり、といったケースもあります。その場合、テレワーク等の社外環境からの利用も想定するクラウド環境への移設を検討する必要があると考えます。ただし、特にカスタム開発のシステムはクラウド環境上での制約をクリアしていない可能性があるので、システム開発会社との協議を十分に行う必要があります。
（４）ITサポートの見直し
テレワークによる在宅勤務を行う際に留意すべきなのは、
「従業員は自宅で単独でPCや通信機器等の面倒を見なくてはならない」
ということです。
例えば、ツールの使い方が分からなかったり、PCやネットワークの不具合が起きたりした場合、オフィスに出勤しているのであれば近くの同僚にちょっと聞いたり、IT部門の担当者に直接支援してもらえたりすればほぼ解決します。PC本体や周辺機器が故障した場合でも壊れた部分を交換してもらってすぐ業務に戻ることができます。しかし、在宅勤務の場合、PCの前にいるのは自分一人であり、独力で解決することは難しく、仮に解決できても、時間がかかります。そのため、IT部門による支援が重要な役割を担うことになります。また、ネットワークや私物デバイスなど、従業員固有の環境についても何らかの支援を行う必要があります。
まず、問合せ手段をどうするか決める必要があります。IT部門の担当者も在宅勤務であることから、最初から直接電話連絡することは、会社支給のスマートフォンがあったとしても、終日対応することを強いられてしまう可能性があります。また、ビジネスチャットは手軽な問合せ手段ですが、多数の問合せを整理できなくなります。そのため、電子メールや問合せ管理ツール、ワークフロー等の利用が考えられます。その後は問合せ内容に応じてメールや電話で対応することになりますが、すべての問合せを個別に対応することはどうしても難しくなります。その場合は、これまでの在宅勤務期間に受けた質疑を取り纏めたFAQを作成して公開したり、余力があればチャットボットを導入したり、といった対策も考えられます。
また、故障等で機器交換が必要になった場合、このご時世なので自宅に直接、という対応に抵抗がある従業員の存在も考慮し、何らかの手順も策定する必要があります。（最悪は従業者に出社してもらうことになりますが）
情報システムやツール等の安定稼働もIT担当者の重要な業務になります。そのためには、在宅勤務でも機器等の稼働状況の確認や、業者との連絡等が可能とする必要があります。どうしても誰かが出社しなければならない、という状況であれば、後述しますが、事業部門と同様、交代制で出勤する体制を整備する必要があります。また、中長期的にはクラウド化によるリモートでのモニタリング体制の構築も検討すべきです。
部門独自で導入した情報システムやツールについても、可能な限り対応することも検討する必要があります。部門で導入したシステムやツールについては、社内でのサポート体制が整備されておらず、業者に任せきりになっているケースが散見されます。これを、「IT部門では分かりません」ということは簡単ですが、そのような対応で問題ないかどうかは、当該部門と事前に協議する必要があります。この緊急事態宣言に伴う在宅勤務の流れで、部門単位でテレビ会議システム等の導入が行われているかもしれません。もし、全社レベルでも導入されている場合は2重投資にもなりかねません。少なくとも、部門単位での導入システムやツールはIT部門でも確認するべきだと考えます。
セキュリティに関する注意喚起も必要になります。標的型攻撃と呼ばれる、特定企業をターゲットにした不審なメールについては、平時であれば従業者からの報告によって注意喚起が可能ですが、テレワーク体制だと不審なメールが多数の従業員に送付されていることも分かりにくくなります。その意味では、従業者からの報告等に頼っていた部分を何らかの形で代替する手段を講じ、テレワークを行っている従業者に適時に注意喚起できるよう、対応する必要があります。
（５）従業員の出社人数制御
この緊急事態宣言発令中の期間でも、テレワークが難しく、出社しなければならない従業員もいることが予想されます。その場合は、出社人数をどれだけ抑えられるかを検討する必要があります。単純に出社人数が多いことは、感染リスクに晒される従業員が多数存在することを意味します。特に、現在のオフィスビルは防犯やセキュリティ上の対策から、業務を行う場所は密閉された空間であり、窓も開けることができません。このようなオフィス空間に多くの従業員が出社することは、いわゆる「三密」の空間が形成されてしまいます。そこで感染者が発生した場合、最大ウイルスは数日で不活性化するとは言われていますが、除菌作業が必要となる可能性もあります。従業員の感染リスクを低減させる目的は、従業員の安全を確保するのはもちろんですが、感染状況が低下し、経済活動が復旧する際に投入可能な労働力を確保するという目的もあります。経済活動の復旧時に感染者が多数発生している企業は、その波に乗ることができません。そのため、出社する従業員を可能な限り抑制することは重要だと考えます。
販売業務や受付業務などの、そもそも業務場所に出勤する必要がある従業員については、当該業務の活動状況に応じて、健康管理を十分に行った上で、交代制などを活用して出社すべき従業員をある程度抑えることを検討すべきです。
基本的にはテレワーク対象であっても、紙資料の参照や押印作業、事務手続きなど、出勤しなければならない作業については、発生都度出社するのではなく、曜日を決める等の対応が必要です。また、出社しても終日オフィスにいるのではなく、必要な時間だけいるようにし、オフィスにいる時間を可能な限り短縮することが必要だと考えます。そのための出社ルールも検討する必要があります。
次回は、感染症対策としてのBCP（業務継続計画）における復旧フェーズ、等について確認します。
→「感染症対策としてのテレワーク等の見直し（３）感染症向けBCPの復旧フェーズ等」
上記内容に関するご相談やお問い合わせついては、「お問い合せ」のページからご連絡ください。
また、テレワーク環境の構築や見直し等に関するコンサルティングサービスやアドバイザリサービスを提供しています。
デルタエッジコンサルタントでは、感染症に向けた業務継続計画（BCP）に関するコンサルティングサービスやアドバイザリサービスを提供しています。詳細はこちらをご覧ください。
＝＝＞「感染症向けBCP策定支援サービス」
なお、地震や火災等の業務継続計画（BCP）に関するコンサルティングサービスやアドバイザリサービスはこちらをご覧ください。
＝＝＞「業務継続計画（BCP）構築支援サービス」
興味や関心がございましたら、ぜひご連絡ください。
