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今回もマイナンバー制度の変更情報を確認していきます。今回は10月28日に大幅に追加・変更された国税庁のFAQのうち、「源泉所得税関係」に関するFAQについて紹介します。特に「扶養控除等申告書」の取扱いについて留意する必要があります。
※今回紹介した内容は2015/12/1時点の公開情報に基づいており、今後変更等が発生する可能性があるので、ご留意ください。

国税庁、「源泉所得税関係に関するFAQ」の変更状況

国税庁の「源泉所得税関係に関するFAQ」では、すべての分野において大半の項目のFAQが更新されています。
(以下、「源泉所得税関係に関するFAQ」に基づき作成)

(1)扶養控除等申告書関係
Q1-3 平成27年中に扶養控除等申告書に個人番号を記載しても差し支えないとのことですが、従業員が個人番号の記載を拒んだ場合はどうすればよいですか。
平成27年中に提出する扶養控除等申告書については、法令上個人番号(マイナンバー)の記載義務はないので、従業員がその記載を拒んだ場合は、記載を強制せず、そのまま受理することとなります。
平成28年分の源泉徴収票(税務署提出用)には従業員の個人番号の記載が必要となるため、源泉徴収票を作成するまでに従業員から個人番号を取得する必要があります。

Q1-4 平成27年中に扶養控除等申告書に個人番号を記載しても差し支えないとのことですが、従業員がまだ通知カードを受領していない場合はどうすればよいですか。
回答内容はQ1-3と同様になります。
現在(2015年12月初)、マイナンバー通知カードの発送状況が遅れており、初回配達が終了するのが12月20日となっています。よって、郵送時に不在で受け取れなかったり、通知カードの印刷後に転出等されたりした方はそれ以降の受領となる可能性もあります。また、特殊な事情で住民票の所在地で受け取れない方もいらっしゃる可能性もあります
事業者は従業員等に対して郵送状況について確認するとともに、マイナンバー通知カードを受領するためのアクションを起こすよう、働きかける必要があります。
【参考】
・日本郵便、「マイナンバー通知カード在中郵便物の配達状況」(リンク先は削除されました)
・総務省、「東日本大震災による被災者、 DV・ストーカー行為等・児童虐待等の被害者、一人暮らしで長期間医療機関・施設に入院・入所されている方へ

Q1-6 平成27年中に個人番号の記載のない扶養控除等申告書を受領した場合、平成28年中に従業員に補完記入してもらう必要はありますか。
平成27年中に個人番号(マイナンバー)の記載されていない扶養控除等申告書を受領した場合、平成28年以降に個人番号(マイナンバー)を補完記入してもらう必要はありません。
なお、平成28年分の給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)を作成するため、平成27年中に提出された扶養控除等申告書へ個人番号の補完記入を求めることで従業員から個人番号を取得することも可能、としています。
また、平成28年分の源泉徴収票(税務署提出用)の作成する際に、平成28年末に提出される平成29年分の扶養控除等申告書に記載された個人番号を使用することも可能です。

Q1-7 扶養控除等申告書が提出される際には従業員の個人番号を記載させずに、給与支払者が税務署から当該申告書の提出を求められた場合にのみ補完記入して、提出すればよいですか。
扶養控除等申告書は給与支払者への提出期限(その年の最初に給与の支払を受ける日の前日)までに、全ての記載項目を記載した上で給与支払者に提出する必要があります。そのため、税務署から提出を求められるまで記載を猶予することは認められません。
上記はマイナンバー制度の有無に関わらず、現在と同様です。

Q1-8 平成28年分の扶養控除等申告書で従業員等の個人番号の提供を受けた場合、平成29年分以降の申告書からは、記載内容に変更がない限り個人番号の記載を省略してもよいですか。
扶養控除等申告書は毎年、個人番号(マイナンバー)を含むすべての記載事項を記載した上で給与の支払者に提出する必要があります。よって、前年と変更がないからといって、その記載を省略することはできません。
上記はマイナンバー制度の有無に関わらず、現在と同様です。

Q1-9 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨の記載をすることで、個人番号の記載に代えることはできますか。
Q1-8で記述した通り、個人番号(マイナンバー)の記載を原則、省略することはできませんが、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」
旨を記載した上で、給与支払者が既に提供されている従業員等の個人番号(マイナンバー)を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示することで、従業員等の個人番号の記載に代えることができます。この場合、給与支払者が保有する個人番号(マイナンバー)と個人番号の記載が省略された者に係る個人番号について適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。
この取扱いは、原則給与支払者が保管する扶養控除等申告書に個人番号(マイナンバー)が記載されている場合、特定個人情報として適切な安全管理措置を施す必要があります。この負担を軽減するため、個人番号を記載する代替手段として認められたものです。よって、個人番号以外の項目は、例え変更が無くても従来通り扶養控除等申告書の記載を省略することはできません。
「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨が記載された扶養控除等申告書について税務署長から提出を求められた場合、給与支払者は当該扶養控除等申告書に該当する従業員等の個人番号を付記して提出する必要があります。
この方法を選択した場合、以下に留意する必要があります。
(1)給与支払者が保有する従業員等の個人番号(従業員等の個人番号に異動があった場合は異動前の個人番号を含む。)は、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は廃棄、または削除することはできません。
(2)保有する個人番号は、個人番号関係事務に必要がなくなったとき、及び個人番号を記載すべき扶養控除等申告書の保存年限を経過したとき、速やかに廃棄、または削除しなければなりません。
(3)給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には適切に個人番号(マイナンバー)を記載する必要があります。
以上から、扶養控除等申告書の個人番号欄記載の代替手段を用いるには、事業者は従業員本人だけでなく、控除対象配偶者や控除対象扶養親族等も含めた個人番号(マイナンバー)を、世代情報を含めて保管、管理する必要があります。また、個人番号(マイナンバー)が記載されていない扶養控除等申告書を、提出者である従業員情報とどのように紐づけるか、検討しなければなりません。記載が求められる氏名、住所で特定はできますが、より簡易に紐づけるため、社員番号等の追加情報を記載する必要があるかもしれません。もちろん、個人番号(マイナンバー)の保管には然るべき安全管理措置が必要です。また、そもそも、扶養控除等申告書は適切に保管されるべき書類であるため、負担軽減のインパクトがどのくらいになるでしょうか。
こう考えると、このFAQでの措置は一見負担軽減を図るように見えますが、実運用上は大きく変わらない、もしかしたら負担増になる可能性もあります。事業者は当該措置の効果を十分に検討の上、採用可否を決定すべきだと考えます。

Q1-10 扶養控除等申告書には16歳未満の扶養親族の個人番号も記載しなければならないのですか。
扶養控除等申告書には、所得税法上、16歳未満の扶養親族の個人番号(マイナンバー)を記載する必要はありません。しかし、地方税法上は、「給与所得者の扶養親族申告書」を兼ねているため、16歳未満の扶養親族の個人番号については記載する必要があります。
なお、16歳未満の扶養親族が障害者であり、障害者控除の適用を受ける場合は所得税法上も、その扶養親族の個人番号を記載する必要があります。

Q1-11 従業員本人が海外勤務(単身赴任)をしていますが、扶養控除等申告書に個人番号の記載が必要ですか。
従業員の勤務形態や出国時期などで幾つか場合分けがされるので、担当者は該当する従業員の状況を確認の上、適切に対処する必要があります。
1.短期(1年未満)の海外勤務などで、従業員本人が所得税法上の居住者に該当する場合
(1)海外勤務後も国内で勤務していた会社から給与の支払を受ける場合
a.従業員本人が平成27年10月5日前に国外へ転出した場合
個人番号(マイナンバー)は平成27年10月5日時点の住民基本台帳データに基づいて付番されるため、従業員本人は帰国するまで個人番号(マイナンバー)の指定を受けていない状況になります。そのため、従業員本人は個人番号(マイナンバー)の記載のない扶養控除等申告書を提出することになります。ただし、扶養親族は国内に居住して個人番号(マイナンバー)が付番されている場合は、平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、扶養親族等の個人番号は記載する必要があります。
b.従業員本人が平成27年10月5日以後に国外へ転出した場合
従業員本人は個人番号(マイナンバー)の指定を受けているので、平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員、および扶養親族等の個人番号(マイナンバー)を記載して提出する必要があります。

(2) 海外勤務後は海外勤務先から給与の支払を受ける場合
海外勤務前は上記(1)と同じ取扱いになります。
海外勤務後は、国内で勤務していた会社は給与支払者ではないため、また、海外勤務先は源泉徴収義務者に該当しないため、どちらの事業者からも扶養控除等申告書は提出されないと考えられます。

2.長期(1年以上)の海外勤務などで、従業員本人が所得税法上の非居住者に該当する場合
給与支払者が国内か国外かに関わらず、給与支払先に扶養控除等申告書は提出されないものと考えられます。

Q1-12 扶養控除等申告書には海外に在住する扶養親族等の個人番号も記載する必要がありますか。
扶養控除等申告書には、扶養親族等が個人番号(マイナンバー)の指定を受ける前に出国した場合、扶養親族の個人番号(マイナンバー)を記載する必要はありません。
なお、海外に居住する扶養親族等でも、個人番号(マイナンバー)の指定を受けた後に出国した場合は、その扶養親族等に係る個人番号を記載する必要があります。

Q1-13 扶養控除等申告書に従業員等の個人番号を印字した状態で従業員に交付して、従業員がその内容を確認した上で給与の支払者に提出するという方法は可能ですか。
所得税法上、扶養控除等申告書の提出者は、必要事項(氏名、住所、個人番号等)を記載して給与支払者に提出することとされています。そのため、一般的には従業員自身が必要事項を記載して給与支払者に提出する必要があります。
給与支払者が扶養控除等申告書に従業員等の個人番号等を印字し、従業員本人は印字内容を確認することで、従業員本人が記載し提出したこととすることについて従業員本人と給与支払者の間で了解されている場合は、制度上可能であると解釈されます。

Q1-14 扶養控除等申告書に記載した扶養親族が年の途中で扶養親族に該当しなくなった場合(結婚、就職等)は、当初提出を受けた申告書を二重線などで補正させてもよいですか。また、補正する際には、個人番号を復元できない程度にマスキングする必要はありますか。
扶養控除等申告書に記載した事項に異動が生じた場合、異動後最初に給与の支払を受ける日の前日までに、その異動の内容を反映した申告書を給与支払者に提出する必要がありますが、当初提出された申告書を補正して再度提出しても差し支えないこととしています。従って、扶養親族に該当しなくなった親族の情報を二重線等で補正しても問題ない、とされています。
また、当初提出された申告書と異動時に提出される申告書は別の申告書となるため、一枚の申告書を補正した場合でも当初の申告書の保存義務がなくなるわけではありません。従って、当初の申告書の記載事項が確認できる程度に補正を行う必要があります。(マスキング等、当初の記載内容が確認できなくなるような補正はしてはいけない、ということになります)

Q1-16 扶養控除等申告書に支払者の法人番号をプレ印字して従業員に交付してもよいですか。
支払者の個人番号、または法人番号は、扶養控除等申告書の提出を受けた後に付記することとなっていますが、法人番号は利用制限がないため、事前に印字して従業員に交付しても差し支えない、とされています。
一方、給与の支払者の番号が個人番号である場合、個人番号の提供制限に抵触するため、扶養控除等申告書に事前に印字することはできません。

Q1-18 従業員から個人番号の提供を拒否された場合、どのように対応すればよいですか。
個人番号の記載は法令で定められた義務であることを説明した上で提供を求める必要があります。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存することで、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
なお、平成27年12月以前に扶養控除等申告書の提出を求める場合は、法令上、個人番号の記載義務がないので、個人番号の提供を拒否されてもその経過等を記録する必要はありません。

Q1-19 従業員が扶養控除等申告書を提出する際に、個人番号が分からない(通知カード未着・紛失・忘失等)と言っていますが、どのように対応したらよいですか。
平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には個人番号(マイナンバー)を記載する必要がありますが、その提出の時点で通知カード未受領等、個人番号(マイナンバー)を記載できないやむを得ない事情がある場合は、個人番号を空欄で提出しても差し支えありません。ただし、その者は「個人番号を有しない者」ではないので、個人番号が判明した際には速やかに提出した扶養控除等申告書への補完記入を行う必要があります。
なお、平成27年12月以前に提出された扶養控除等申告書は、法令上、個人番号の記載義務がないので、個人番号は空欄で提出しても差し支えありません。

Q1-20 扶養控除等申告書に従業員等の個人番号の記載がない場合、申告書の提出がないものとして税額を計算しなければならないのですか。
扶養控除等申告書に従業員等の個人番号の記載がなくても、扶養控除等の適用の可否を判断するために必要な事項が記載されていれば、申告書が提出されたものとして税額計算を行っても差し支えない、とされています。

Q1-21 扶養控除等申告書に従業員等の個人番号を記載させなかった場合、罰則はありますか。
扶養控除等申告書に個人番号を記載しなかった場合に罰則はありませんが、申告書への個人番号の記載は法令で定められた義務であることから、その記載を求めるようにしてください。

Q1-23 扶養控除等申告書の個人番号部分をマスキングした上で保存してもよいですか。
提出された扶養控除等申告書はその原本を保存する必要があります。記載事項の一部をマスキングした場合は原本を保存しているとは言えません。よって、扶養控除等申告書の個人番号部分をマスキングして保存することはできません。

Q1-24 扶養控除等申告書の保管を外部業者に委託することはできますか。
扶養控除等申告書の保管を外部業者に委託することは問題ありません。
この場合、委託を受けた外部業者は「個人番号関係事務実施者」として安全管理措置を講ずる必要があります。また、委託元の事業者は委託先で適切な安全管理措置が図られるよう、必要かつ適切な監督をする義務があります。

Q1-25 退社した従業員の個人番号は、退社後すぐに廃棄しなければならないのですか。
退社した従業員等であっても、扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書等については、7年間の保存義務が課されていることから、そこに記載された個人番号については、その間は保管しなければなりません。
一方、税法等で保存期間が定められていない書類に記載された個人番号や、作成した特定個人情報ファイルに記録された個人番号については、個人番号関係事務を処理するのに必要がなくなった場合には、できるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

(2) 源泉所得税関係(本人確認)
Q2-1 扶養控除等申告書に記載された扶養親族等の本人確認も給与の支払者が行う必要がありますか。
番号法では、本人からその者の個人番号の提供を受ける場合には、本人確認を行うこととされています。
給与支払者は、扶養控除等申告書を提出する従業員本人の本人確認を行うこととなります。
扶養控除等申告書に記載された控除対象配偶者や控除対象扶養親族等の本人確認は、従業員自身が行うこととなります。

Q2-2 従業員の本人確認は毎回、本人確認書類が必要ですか。
番号法上、本人から番号の提供を受ける場合は、その提供の都度本人確認(番号確認+身元確認)を実施する必要があります。
ただし、番号確認は確認書類の提示を受けることに代えて、過去に本人確認の上で作成した特定個人情報ファイル(個人番号を含む個人情報ファイル)を参照することで実施することも可能です。
また、身元確認については、雇用契約成立時等に本人確認を行っている従業員等であって、対面で確認して本人であることが明らかな場合、確認書類の提示を受ける必要はない、とされています。

Q2-3 従業員が扶養親族等の本人確認を行う際には本人確認書類が必要ですか。
扶養親族等で、対面で確認して個人番号の提供を行う者が本人であることが明らかな場合、本人確認のうち身元確認については確認書類の提示を受けることは必要ありません。

Q2-4 扶養親族等の本人確認は毎年行わなければならないのですか。
扶養親族から個人番号の提供を受ける場合には本人確認を行う必要がありますが、扶養親族等の個人番号は毎年の扶養控除等申告書に記載する義務があるのみで、毎年取得することまでは義務付けられていません。
例えば、前年以前に給与支払者に提出した扶養控除等申告書の写しを参考に、本年分の扶養控除等申告書に扶養親族等の個人番号を記載する場合には、従業員は扶養親族等の本人確認を行う必要はありません。

Q2-5 扶養控除等申告書に従業員の氏名及び生年月日又は住所をプレ印字して交付し、従業員がその扶養控除等申告書を用いて申告した場合は、本人確認のうち身元確認は完了したものとして考えてよいですか。
上記の方法で、本人確認のうち身元確認については完了しているものと考えます。

Q2-6 給与支払事務は、本社で一括して行っていますが、支店等の従業員が扶養控除等申告書を提出する際の本人確認は誰が行えばよいですか。
扶養控除等申告書に記載された従業員の個人番号について、本人確認をいずれの部署で行うかについては、事業者の判断によります。例えば、
1.本社で一括して(郵送・電送された)添付書類等から本人確認を行う。
2.支店・拠点等の責任者を個人番号の取扱者として本人確認を行わせる。
3.支店・拠点等の各部署の責任者を個人番号の取扱者として本人確認を行わせる。
などが、考えられます。
どのような方法をとるかについては、事業者が講じる安全管理措置(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)の内容に応じて判断することとなります。

Q2-7 扶養控除等申告書の提出を受ける際に、従業員から個人番号カードの提示があった場合、その写しを作成して保管する必要がありますか。
本人確認の際に、個人番号カード等の本人確認書類の写しを保管する義務はありません。しかし、事業者の判断で本人確認の記録を残すために書類の写しを保管することは可能とされています。その場合、本人確認書類の写しを保管するにあたっては安全管理措置を適切に講ずる必要があります。

(3) 源泉所得税関係(その他)
Q3-3 租税条約の届出書など、非居住者が提出する書類にも個人番号の記載が必要ですか。
租税条約に関する届出書などの非居住者が提出する書類であっても、書類の提出者が個人番号を有する場合には、その書類に個人番号を記載する必要があります。
また、租税条約に関する届出書のうち、支払者等を経由して税務署に提出されるものについては、提出を受けた支払者が自らの個人番号又は法人番号を付記した上で税務署に提出する必要があります。

マイナンバー制度は今後もこうした細かな制度改正等が随時行われることが想定されます。担当される方々は随時関係省庁のマイナンバー関連情報を確認し、タイムリーに更新状況を把握することが必要だと考えます。

参考
・内閣官房、「マイナンバー社会保障・税番号制度」のページ

・国税庁、「社会保障・税番号制度<マイナンバー>FAQ
※このページから各分野別のFAQのページにリンクします

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